Meniu

Cele mai bune 10 sisteme de gestionare a documentelor pentru un flux de lucru mai bun

  • Principal
  • Alte
  • Cele mai bune 10 sisteme de gestionare a documentelor pentru un flux de lucru mai bun

10 best document management systems

Încercați Instrumentul Nostru Pentru Eliminarea Problemelor

Cel mai frecvent utilizat sistem de gestionare a documentelor:

Odată cu procesul în curs de digitalizare, oamenii doresc să-și reducă munca pe hârtie și se așteaptă să aibă acces la documentele lor importante de oriunde și oricând.

Sistemele de gestionare a documentelor sunt cea mai bună soluție pentru a face această sarcină mult mai ușoară. Cititoarele PDF sunt cel mai bun exemplu de sistem de gestionare a documentelor prin intermediul căruia puteți accesa fișierul PDF offline și îl puteți stoca pentru a vizualiza și chiar a imprima și publica oricând în orice loc.

Sistemele de gestionare a documentelor sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de sistem de gestionare a conținutului și sunt considerate pe scară largă ca fiind componenta Enterprise Content Management (ECM). Este legat de gestionarea înregistrărilor, fluxurile de lucru, managementul activelor digitale etc.

Sistem de gestionare a documentelor

În acest tutorial, vom analiza în detaliu cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor utilizate de mai multe organizații de succes pentru a-și gestiona documentele pe hârtie într-un mod eficient.

Ce veți învăța:

Ce este managementul documentelor?

Gestionarea documentelor poate fi definită ca modalitatea utilizată de organizații pentru gestionarea și urmărirea documentelor electronice.

Instrucțiuni pentru o mai bună înțelegere a gestionării documentelor:

  • Editarea simultană dar separată a documentelor pentru a evita conflictul de suprascriere.
  • Pentru a reveni la ultima versiune exactă a documentului în caz de eroare.
  • Controlul versiunilor pentru a face diferența între două versiuni diferite.
  • Reconstituirea documentelor.

Astăzi, Managementul documentelor este disponibil de la o mică aplicație autonomă la configurații la scară largă la nivel de întreprindere, care încorporează caracteristici standard de completare a documentelor.

Aceste caracteristici includ:

  • Locație de stocare
  • Securitate și control acces
  • Audit și indexare
  • Clasificare, căutare și recuperare
  • Integrare cu aplicația desktop

Sisteme de gestionare a documentelor

Sistemele de gestionare a documentelor se referă la gestionarea și accesarea documentelor pe cale electronică.

Sistemele de gestionare a conținutului pentru întreprinderi gestionează și controlează documentele digitale create utilizând Microsoft Office Suite și software de contabilitate precum CAD etc.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui să conțină componentele indicate mai jos pentru a se dovedi eficient:

  • Import: Pentru a deschide un nou document în sistem.
  • Depozitare: Pentru a întreține fișierele de sistem și a utiliza spațiul de stocare.
  • Identitate: Pentru a prelua documente cu acuratețe prin atribuirea indexurilor.
  • Export: Pentru a elimina elemente din sistem.
  • Securitate: Protecție prin parolă pentru anumite fișiere pentru utilizatorii autorizați.

=> Contactează-ne pentru a sugera o listă aici.

Cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor

Să examinăm unele dintre cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor, care sunt utilizate pe scară largă pentru a reduce documentația pe hârtie și pentru a îmbunătăți performanțele bazate pe documente ale unei organizații.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. În aer liber
  4. LogicalDOC
  5. Biroul Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Seminte DMS
  9. Casebox
  10. Documente MasterControl
  11. M-Files
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

Obțineți cotații GRATUITE pentru sistemul de gestionare a documentelor


# 1) pCloud

pCloud

Caracteristici cheie

  • pCloud vă va permite să setați permisiunile de grup sau nivelurile de acces individuale.
  • Puteți controla accesul la date prin foldere partajate.
  • Vă va permite să comentați fișiere și foldere.
  • Menține jurnalele detaliate pentru activitatea contului.
  • Puteți accesa orice versiune anterioară a fișierelor dvs.
  • Are funcționalități pentru gestionarea fișierelor, partajarea, securizarea, versionarea fișierelor, copierea de rezervă a fișierelor și gestionarea activelor digitale.
=> Accesați site-ul web pCloud

# 2) HubSpot

Tabloul de bord HubSpot

Caracteristici:

  • HubSpot Software-ul de gestionare a documentelor de vânzări și urmărirea vânzărilor va fi util pentru construirea unei biblioteci de conținut de vânzări pentru întreaga echipă.
  • Veți putea partaja documente din căsuța de e-mail Gmail sau Outlook.
  • Vă va avertiza când se vor angaja potențialii cu conținutul trimis de dvs.
  • Acesta va oferi informații despre modul în care conținutul de vânzări este util pentru a vă avansa procesul de vânzări, cât de des este utilizat conținutul de către echipă.
  • HubSpot are software de vânzări all-in-one cu o mulțime de funcții precum urmărirea e-mailurilor, programarea e-mailurilor, automatizarea vânzărilor, chat live, raportare etc.
=> Accesați site-ul HubSpot

# 3) Alfresco

În aer liber

Caracteristici cheie:

  • Este un ECM open source care oferă gestionarea documentelor, colaborarea, cunoașterea și gestionarea conținutului web, managementul înregistrărilor și imaginilor, depozit de conținut și flux de lucru
  • Acesta acceptă sistemul de fișiere Common Interface (CIFS) care permite compatibilitatea documentelor cu Windows, precum și cu sistemele de operare Unix, precum.
  • Alfresco vine cu suport API și funcționează ca un back-end pentru stocarea și recuperarea conținutului.
  • Personalizarea ușoară și controlul versiunilor sunt cele mai bune caracteristici ale Alfresco, dar sunt destul de complexe de utilizat

Link oficial: În aer liber

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Caracteristici cheie:

  • LogicalDOC este un sistem open-source bazat pe Java și poate fi accesat de orice browser web
  • Acest sistem poate fi accesat în propria rețea și permite crearea și gestionarea oricărui număr de documente.
  • Ajută la îmbunătățirea productivității și a colaborării sistemelor de gestionare a documentelor.
  • Oferă acces rapid și regăsire ușoară a conținutului.
  • Folosește Java Framework precum Hibernate, Lucene și Spring pentru a oferi o soluție de gestionare a documentelor extrem de flexibilă.
  • Acesta vine cu un set de API-uri bine definite pentru a se integra cu aplicații terțe.

Link oficial: LogicalDOC

# 5) Biroul Feng

Biroul Feng

Caracteristici cheie:

  • Feng Office este un DMS open-source cu o platformă de colaborare bazată pe web.
  • Unele caracteristici bune ale Feng Office includ urmărirea timpului, diagrama Gantt, gestionarea sarcinilor și gestionarea cunoștințelor.
  • Este ușor de utilizat și vă permite să etichetați articole.
  • Puteți chiar urmări și trimite prin e-mail conținutul către mai mulți utilizatori în același timp.
  • Singurul dezavantaj este că face ca unele dintre funcțiile sale să fie plătite doar la fiecare actualizare.

Link oficial: Feng Birou

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Caracteristici cheie:

  • Nuxeo este un sistem open-source care gestionează fluxul de conținut pe parcursul ciclului de afaceri.
  • Sistemul dovedit reduce consumul de timp necesar pentru căutarea și recuperarea conținutului.
  • Acesta oferă o serie de moduri de a captura conținutul, inclusiv scanarea imaginilor.
  • Jurnalul de audit este una dintre caracteristicile bune pe care le puteți utiliza pentru a urmări conținutul și este și o modalitate mai ușoară.
  • Oferă un set bogat de API-uri, platformă robustă, personalizare ușoară și întreținere a proiectelor.
  • Dar este destul de complicat pentru începători și unele personalizări ale instanțelor pot deveni și ele complexe.

Link oficial: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Caracteristici cheie:

  • Un sistem open-source de gestionare a documentelor care permite urmărirea, partajarea și securizarea conținutului.
  • Posedați funcții precum metadatele, fluxul de lucru, versiunea de depozite de documente controlate și suport WebDAV.
  • Puteți prelua conținutul potrivit la momentul potrivit.
  • Funcția de redare rapidă permite utilizatorului să creeze și să gestioneze cadențele de conținut.

Link oficial: KnowledgeTree

# 8) Seminte DMS

Seminte DMS

Caracteristici cheie:

  • Seed DMS este un sistem de gestionare a documentelor ușor de utilizat și open-source.
  • Acest DMS se bazează în special pe PHP, MySQL și sqlite3.
  • Servit ca o platformă complet dezvoltată, pregătită pentru întreprindere, pentru urmărirea, accesarea, stocarea și partajarea documentelor.
  • Acesta poate fi considerat ca următoarea versiune a LetoDMS și este pe deplin compatibil cu acesta.
  • Permite editarea documentelor disponibile în format HTML.
  • Puteți pregăti o prezentare online și aceasta permite colaborarea în timp real.

Link oficial: Semințe DMS

# 9) Casetă

Casebox

Caracteristici cheie:

  • Casebox este un instrument extensibil pentru extinderea conținutului, proiectului și gestionarea resurselor umane.
  • Este conceput pentru a sprijini gestionarea sarcinilor, monitorizarea, căutarea textului integral, moștenirea datelor etc.
  • De asemenea, Casebox vine cu un mecanism excelent de control al versiunilor și servește logicii condiționate pentru a sprijini gestionarea înregistrărilor.
  • Casebox vă ajută să stocați și să blocați mai multe fișiere într-un singur loc, cu controlul utilizatorului.
  • Casebox oferă, de asemenea, găzduire sigură cu ajutorul criptării SSL pe un server criptat.
  • Rețeaua privată virtuală (VPN) vă poate păstra comunicarea în siguranță.

Link oficial: Casebox

# 10) Documente MasterControl

Documente MasterControl

convertiți char în int c ++

Caracteristici cheie:

  • MasterControl Inc. este unul comercial bazat pe cloud care permite livrarea mai rapidă a produsului prin reducerea costului general și a consumului de timp necesar pentru gestionarea documentelor și a conținutului.
  • Crește eficiența produsului și gestionează în siguranță informațiile companiei
  • Acest sistem oferă caracteristici precum controlul documentelor, managementul auditului, managementul calității și alte procese de reglementare.
  • În afară de acestea, există și alte caracteristici servite de acest instrument, cum ar fi Managementul conformității, Colaborarea, Controlul accesului, Managementul tipăririi, Controlul versiunilor, Livrarea și indexarea documentelor, Colaborarea și Căutarea textului complet.

Link oficial: Controlul principal

# 11) Fișiere M.

M-Files

Caracteristici cheie:

  • M-Files vă ajută să vă gestionați informațiile în siguranță cu ajutorul funcției sale Check-out.
  • Această funcție ține evidența documentelor dvs. la fiecare schimbare mică și mare.
  • Este un sistem util, ușor de implementat și un sistem robust de gestionare a documentelor.
  • Este disponibil și pentru Windows și Mac, compatibil și cu dispozitivele Android și iOS.
  • Fișierele M pot fi ușor integrate cu alte aplicații și evită duplicarea.

Link oficial: M-Files

# 12) Worldox

Worldox

Caracteristici cheie:

  • Worldox este un sistem comercial și cuprinzător care gestionează documente și e-mailuri.
  • Worldox vine cu funcții de indexare numite Archiving and Retention, care face ca datele să fie disponibile instantaneu ori de câte ori este necesar.
  • Poate fi integrat cu SharePoint și implementat cu Windows, Android, Mac, iOS și Cloud.
  • Funcțiile de gestionare a documentelor Worldox includ Managementul conformității, Controlul accesului, Conversia și indexarea documentelor, Gestionarea e-mailurilor, Controlul versiunilor și Căutarea textului complet.

Link oficial: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Caracteristici cheie:

  • Dokmee este un sistem comercial de gestionare a documentelor bazat pe cloud, cu eficiența și securitatea documentelor dvs.
  • Dokmee oferă mai multe desktopuri, precum și configurare web, interfață ușor de utilizat, instrumente de captare și editare.
  • Dokmee acceptă funcții excelente de automatizare cu funcții de indexare și căutare de bază.
  • Permite un set de instrumente de imagistică și urmărire a documentelor pentru o mai bună asistență.

Link oficial: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Caracteristici cheie:

  • Suportă mecanismul de control centralizat pentru a vă stoca documentele într-o singură locație.
  • Documentele dvs. digitale pot fi organizate rapid cu expertiză logică și pot fi puse la dispoziție atât în ​​versiune comercială, cât și în versiune open source.
  • Documentele scanate pot fi convertite în PDF-uri care pot fi căutate utilizând funcția Recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
  • Sistemul agil bazat pe web vă salvează fișierul în cloud, dar nu face automat o copie de siguranță a datelor dvs. și nu pot fi restaurate date.
  • Compatibil cu toate sistemele de operare și astfel permite căutarea textului complet și controlul versiunilor.

Link oficial: ademerit

În afară de acestea, cele mai importante 12 sisteme de gestionare a documentelor, mai avem încă câteva care pot fi adăugate la lista de mai sus. Le-am făcut o scurtă introducere în secțiunea de mai jos.

Instrumente suplimentare

#cincisprezece) eFileCabinet : Acest instrument comercial poate fi integrat cu toate aplicațiile Microsoft Office. Este disponibil cu mai multe versiuni de documente găzduite și de pe server.

Funcția sa unică de flux de lucru vă permite să vă programați sarcinile în mod eficient.

Link oficial: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Vă ajută să vă gestionați documentele importante cu toate detaliile, cum ar fi datele și conținutul.

Puteți pregăti audituri interne și externe folosind documentele dvs. din ContractZen.

Link oficial: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault oferă sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderi (EDMS), gestionarea informațiilor pentru întreprinderi (EMI) și soluții de gestionare a documentelor în cloud pentru a vă gestiona documentele.

Ajută la reducerea costurilor de productivitate cu suport complet de automatizare.

Link oficial: MaxxVault

# 18) DocsVault : Sistemele de gestionare a documentelor DocsVault vin cu cele mai bune caracteristici adecvate pentru a vă gestiona și urmări documentele.

Acesta implică controlul versiunilor, securitatea documentelor, trasee de audit și istoric, fluxuri de lucru electronice ale documentelor, profilarea documentelor și etichetare etc.

Link oficial: DocsVault

# 19) eVault : eVault este un sistem de gestionare a documentelor bazat pe web. Oferă managementul conformității, managementul ierarhiei pe mai multe niveluri etc.

La fel ca orice alt sistem de gestionare a documentelor, eVault oferă, de asemenea, controlul accesului, indexarea documentelor, controlul versiunilor etc.

Link oficial: eVault

#douăzeci) Catalizator : Catalyst a dezvoltat mai multe produse comerciale, cum ar fi Catalyst Insights bazate pe XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track și OnRamp.

Este dezvoltat cu servicii de suport pentru mai multe limbi.

Link oficial: Catalizator

# 21) D rupal : Drupal este un sistem de gestionare a conținutului open-source, care este bine cunoscut pentru caracteristicile sale, cum ar fi crearea conținutului, performanța și securitatea.

Modularitatea este principiul de bază al Drupal. Acest sistem este flexibil, scalabil și ușor de utilizat. Puteți crea propriul cadru digital integrat cu Drupal.

Link oficial: Dr. căzut

# 22) Virtual Birou : Biroul virtual are o funcție de căutare pentru a căuta orice text, autor, atribute etc.

De asemenea, oferă o bună gestionare a fișierelor cu stocare sigură. Se potrivește cu contextul de afaceri și găsește informațiile rapid la momentul potrivit.

Lecturi suplimentare = >> Software de blocare a folderelor de top pentru Windows 10

Link oficial: Virtual Birou

# 2. 3) arhiva bitfarm : bitfarm-Archiv este un sistem open-source de gestionare a documentelor și Enterprise Content Management pentru arhivarea rezistentă la audit.

Unele caracteristici importante ale acestuia includ Arhivarea automată a mai multor surse de documente, Căutarea textului complet, Configurarea flexibilă etc.

Link oficial: arhiva bitfarm

Asta este!! Am terminat cu cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor.

Puteți alege una sau mai multe conform cerințelor dvs. și puteți vedea care va fi cel mai potrivit pentru organizația dvs. Cu ajutorul acestui software, productivitatea generală crește și face sarcinile mult mai ușoare și flexibile.

Concluzie

Gestionarea documentelor reduce proporția eforturilor și timpul petrecut pentru gestionarea documentelor și a conținutului.

cum se adaugă valori la o matrice

Gestionarea documentelor și urmărirea înregistrărilor este o treabă plictisitoare pentru cel care le gestionează, dar software-urile menționate mai sus sunt de mare ajutor pentru ao face flexibilă într-un timp mai mic.

Sistemele de gestionare a documentelor captează și organizează documentele în documente electronice pentru a le accesa, gestiona și urmări cu ușurință în orice moment, în funcție de nevoile dvs. Capturarea și indexarea sunt caracteristicile excelente ale DMS care sunt utilizate pentru a combina documente multiple și mai mari simultan.

=> Contactează-ne pentru a sugera o listă aici.

Sper că ai fi ales una din lista de mai sus !!!

Lectură recomandată

^