sharepoint document management system tutorial
Analiză aprofundată a sistemului de gestionare a documentelor SharePoint, a versiunilor și caracteristicilor sale:
În acest articol, vom discuta despre ce este SharePoint, cum se creează un sistem de gestionare a documentelor SharePoint, avantajele și dezavantajele utilizării SharePoint și diferite tipuri de descărcare.
Gestionarea unei cantități uriașe de documentație în orice organizație poate fi foarte epuizantă atât din punct de vedere al timpului, cât și al forței de muncă și poate fi totuși predispusă la erori. Cu toate acestea, este esențial să păstrați toate documentele la locul lor pentru ca proiectul să ruleze fără probleme.
Toate organizațiile au nevoie de un sistem robust pentru a-și păstra documentația stocată în siguranță și în ordinea corectă. Haideți să ne adâncim într-unul dintre cele mai robuste sisteme de gestionare a documentelor furnizate de SharePoint-un produs Microsoft.
Ce veți învăța:
- Ce este un sistem de gestionare a documentelor?
- Ce este SharePoint?
- Cerințe preliminare pentru a crea un sistem de gestionare a documentelor în SharePoint
- Crearea unui sistem de gestionare a documentelor în SharePoint
- Caracteristici ale sistemului de gestionare a documentelor SharePoint
Ce este un sistem de gestionare a documentelor?
Un sistem de gestionare a documentelor este un software care controlează și urmărește ciclul complet de viață al documentelor. Ciclul de viață al unui document are diferiți pași, de la înființare până la dezactivare.
deschideți fișierul .bin Windows 10
Prin utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor, un document creat poate fi stocat și urmărit prin fiecare versiune a acestuia, acoperind fiecare caracteristică în schimbare a documentului, inclusiv fiecare detaliu al modificării, revizuirii și utilizării acestuia.
Care este ciclul de viață al documentului?
Cei cinci pași de bază ai unui ciclu de viață al documentului sunt:
1) Planificare
Faza de planificare este în care este schițat un plan al conținutului documentului. Modul în care documentul trebuie să fie structurat este gândit și datele necesare sunt colectate pentru a crea documentul
2) Creație
În această etapă, este creată și numerotată o versiune preliminară a documentului. De exemplu, versiunea 1.0; în timpul căruia autorul creează documentul gata să meargă pentru o recenzie.
3) Revizuire
În acest pas, versiunea preliminară sau prima versiune a documentului este transmisă unui recenzent. Recenzorul examinează cu atenție documentul și sugerează orice modificări necesare.
4) Modificare
În timpul editării, autorul sau uneori un editor este de acord cu modificările necesare și lucrează la document pentru a încorpora modificările.
5) Aprobare
Acesta este ultimul pas, în timpul căruia documentul este aprobat de către un expert în materie autorizat să îl semneze.
Pașii de mai sus ai unui ciclu de viață al documentului pot include mai mulți pași, pe baza termenilor organizației și a capacității proiectului. Un astfel de ciclu de viață complex al unui document poate fi gestionat cu ușurință folosind un instrument puternic precum SharePoint.
În secțiunea următoare, vom vedea ce este SharePoint și cum poate fi utilizat pentru gestionarea documentelor?
SharePoint este o platformă de colaborare care permite utilizarea în paralel și activități multi-utilizator în organizații pentru a stoca și gestiona soluții simple de gestionare a datelor.
SharePoint a fost lansat în anul 2003 de Microsoft. Încă de la începuturile sale, Microsoft a dezvoltat diverse versiuni ale produselor și descărcărilor SharePoint pentru a se potrivi diferitelor nevoi ale clienților.
1) SharePoint Online
Acesta este un serviciu bazat pe cloud care permite unei companii să se aboneze la serviciile SharePoint Online și să mențină tranzacții de documente cu toate părțile interesate care utilizează platforma cloud, în loc să instaleze SharePoint local la fața locului.
2) SharePoint Server
Pe baza nevoilor de afaceri, SharePoint poate fi instalat și implementat local folosind versiunea SharePoint Server.
În afară de cele două tipuri de descărcări de mai sus, există câteva alte versiuni disponibile.
Fundația SharePoint , care este o versiune mai veche a SharePoint, disponibilă numai în SharePoint 2013. Aceasta este încă utilizată pe scară largă. De asemenea, există un SharePoint Designer 2013 folosit pentru a construi soluții cu flux de lucru. Cunoscutul popular OneDrive, care are versiunea sa pentru companii numită OneDrive Business sync.
Astfel, pe baza cerințelor și capacității afacerii, clienții pot descărca versiunea respectivă de SharePoint pentru a-și satisface nevoile.
În această secțiune, vom vedea cât de benefic este pentru o organizație să aleagă SharePoint pentru gestionarea documentelor sale.
Avantaje ale utilizării SharePoint pentru gestionarea documentelor:
1) Înaltă securitate și integritate
Funcțiile de securitate ale Microsoft SharePoint sunt atât de robuste, încât utilizatorul nu va trebui niciodată să se îngrijoreze de accesul neautorizat la fișierele de informații clasificate sau de integritatea eșuată a aplicației.
2) Usor de utilizat
SharePoint este construit, ținând cont de toate nivelurile părților interesate care pot utiliza acest instrument și, prin urmare, este conceput în așa fel încât să fie ușor de utilizat pentru toți utilizatorii.
3) Administrare cu o totalitate
SharePoint dispune de o consolă pentru administrarea centrală, cu ajutorul căreia administrația va avea acces pentru a adăuga caracteristicile, setările și configurația sa cu control complet.
4) Personalizare
Nivelul de personalizare oferit de SharePoint dezvoltatorilor este foarte vast, folosind acest lucru; instrumentul poate fi modificat și complet personalizat conform cerințelor companiei.
5) Colaborare
Aceasta este cea mai bună și una dintre cele mai importante caracteristici ale SharePoint, care îi ajută pe toți utilizatorii SharePoint din afaceri să rămână colaborați și actualizați și să rămână la curent cu fiecare fază a ciclului de viață al documentelor. Cea mai recentă versiune a SharePoint oferă, de asemenea, streaming de informații în timp real.
Indiferent cât de bun este un sistem, vor exista întotdeauna unele contra. Însă, este important ca utilizatorul să stabilească prioritățile și cerințele de utilizare pentru a evalua argumentele pro și contra.
Contra de a utiliza SharePoint pentru gestionarea documentelor:
1) Bazat pe web
După cum știm, accesarea SharePoint are nevoie de Internet, care are nevoie de o rețea solidă, și chiar și o conexiune solidă de rețea este predispusă să eșueze uneori. În astfel de momente, utilizarea SharePoint devine imposibilă datorită dependenței sale de Internet.
2) Pachet de multe sarcini
Știm că SharePoint are mai mult potențial decât stocarea documentelor, cum ar fi fluxurile de lucru automatizate, etc. Prin urmare, pentru o afacere mică care are nevoie doar de un instrument pentru stocarea documentelor online, există alte instrumente mai potrivite pe piață.
3) Abonament
Fiecare nou angajat care are acces la SharePoint are nevoie de o plată efectuată în fiecare lună pentru abonamentul său, ceea ce ar putea fi costisitor pentru organizațiile cu cerințe mai mici și bugete mai mici.
Înainte de a crea și a ne scufunda în aspectele de navigație ale gestionării datelor în SharePoint, aici vedem cerințele care trebuie să fie în vigoare:
1) Determinați tipul de documente care va intra în sistem:
Pe baza tipului de document care intră în sistem, utilizatorii vor putea configura un șablon pentru fiecare tip de document, astfel încât să fie gata de utilizare.
configurarea eclipsei pentru c ++
2) Enumeră fel de informații care trebuie colectate pentru fiecare document:
Cel mai important este ca metadatele să fie la locul lor pentru documentul încărcat, astfel, este necesar să listați și să configurați câmpurile care trebuie completate pentru metadate, astfel încât toți utilizatorii să aibă toate informațiile necesare despre documentele încărcate. De asemenea, pe baza acestui lucru, s-ar putea decide locația sau calea , unde documentul este plasat în sistem
3) Lucreaza cu Metadate :
Spre deosebire de configurația tradițională de foldere și subfoldere care ocupă o memorie imensă și totuși nu păstrează totul organizat, așa cum se așteaptă, în SharePoint folosim metadatele pentru ao face mai sistematică și mai accesibilă.
Deci, iată cum realizăm sistemul SharePoint setat conform metadatelor - Fiecare document încărcat trebuie să fie etichetat cu metadatele corespunzătoare și predefinite. Cu aceasta, căutarea cu cuvinte cheie oferă cele mai adecvate / precise rezultate.
4) Conținut Tipuri:
De asemenea, este important să organizați tipurile de conținut în sistemul de gestionare a documentelor. Un tip de conținut nu este altceva decât literalmente - tipul de conținut. Puteți clasifica documentele în funcție de tipul de conținut pe care îl aveți.
De exemplu: Dacă există zece numere de documente Word care sunt HLD-uri, cinci foi Excel de cazuri de testare și două numere de documente Word din planurile de testare, atunci, pe baza tipului de conținut, acestea pot fi clasificate. În termeni mai specifici SharePoint, tipurile de conținut conțin tipurile de metadate pe care se clasifică conținutul.
Tipurile de conținut pot fi reutilizate pentru diferite scenarii și cerințe. În setările SharePoint, există o mulțime de opțiuni pentru a crea noi tipuri de conținut și pentru a include, de asemenea, tipul de conținut într-un grup mai căutabil pentru utilizare ulterioară.
5) Controlul accesului :
Pe baza punctelor de mai sus, controlul accesului pot fi date, pentru a permite utilizatorilor să-și păstreze documentele în siguranță și accesibile numai utilizatorilor selectați.
De asemenea, stabilirea rolurilor este posibil pentru diferiți utilizatori cu diferite grade de control asupra documentului (crearea, revizuirea, ștergerea și aprobarea documentului etc.).
6) SharePoint 2013 încorporează, de asemenea Politici pentru documente pentru a se asigura că respectă orientările corporative și cerințele legale.
(imagine sursă )
intervievează întrebări despre săpun și odihnă
Această secțiune explică modul în care fișierele sunt încărcate în sistemul SharePoint și posibilitățile de utilizare a fișierelor.
1) Cu SharePoint’s interfață ușor de utilizat , un fișier poate fi încărcat prin simpla utilizare a funcționalității „încărcare” sau a butonului de încărcare. Exact modul în care selectați un fișier pentru al atașa într-un e-mail.
2) După încărcarea documentului, o mulțime de înregistrările pot fi completate pe baza proiectului . De exemplu, dacă este un proiect cu mai multe module, atunci puteți avea câmpuri care să fie completate cu detalii pentru a indica carei module aparține fișierul.
3) După completarea tuturor detaliilor, puteți salva fișierul, iar fișierul este încărcat în sistem cu unele metadate completate automat cum ar fi, cine a creat fișierul, când a fost creat fișierul, numărul versiunii etc. și câteva date completate, cum ar fi detaliile modulului etc.
4) De fiecare dată când un document este modificat, versiunea este listată în istoricul său și utilizatorii pot vedea fișierul istoricul versiunilor documentului - fie doar pentru a-l vizualiza, fie pentru a restabili fișierul la o anumită versiune anterioară.
5) După ce documentul este încărcat în SharePoint, există întotdeauna un link creat pentru fiecare fișier. Acest linkul poate fi partajat în două scopuri - să îl vizualizați sau să îl editați.
6) Dacă aveți Office 365, puteți, de asemenea căutați orice document în SharePoint cu funcționalitatea de căutare în mașina locală.
7) Documentele pot fi create, modificate și șterse cu permisiuni adecvate, în orice moment, în funcție de cerințele sau nevoile comerciale în schimbare.
Când se creează un fișier de document pentru un proiect care are îmbunătățiri și modificări continue, modificarea documentului respectiv devine, de asemenea, un proces continuu. Acum un deceniu, chiar și cu utilizarea tehnologiei de ultimă oră, în timp ce mai mulți utilizatori puteau accesa foldere și unități partajate, doar o singură persoană - administratorul, avea dreptul să facă orice modificare a fișierelor din unitățile partajate, ceea ce ar fi insuficient .
Astăzi, cu utilizarea SharePoint, avem multe funcții interesante care oferă șanse egale tuturor abonaților săi, pentru a îndeplini cerințele rolurilor lor, fără a fi nevoie să compromită propria lor muncă sau munca realizată de altă persoană pe document.
Iată câteva caracteristici care fac SharePoint interesant:
1) Versionarea
SharePoint permite fiecărui utilizator să citească sau să facă modificări la același fișier de document și oferă fiecărei versiuni a documentului un număr de versiune unic, însoțit de comentarii ale utilizatorilor, precizând ce modificări au fost făcute în această etapă sau în această versiune a documentului.
2) Blocarea fișierului
O persoană care folosește un fișier pentru a-l modifica blochează fișierul utilizând funcția Check-out, astfel încât să nu existe niciun conflict în menținerea versiunii corecte a fișierului și fiecare modificare făcută este înregistrată corect în ordine.
După ce persoana termină de lucrat cu fișierul, utilizează funcția Check-in pentru a debloca fișierul, pentru a permite unui alt utilizator să preia controlul în mod similar.
De exemplu, dacă utilizatorul A trebuie să modifice datele din fișierul X, iar utilizatorul B are și sarcina de a modifica același fișier. Utilizatorul A accesează fișierul X pe SharePoint la ora 00:01 și utilizatorul B îl accesează la ora 00:03, apoi utilizatorul A îl accesează, face un check-out pentru a modifica fișierul, astfel încât utilizatorul B să nu-l poată modifica în același timp timp. După finalizare, utilizatorul A face check-in-ul. După check-in de către utilizatorul A, utilizatorul B primește o notificare, așa că acum îl poate accesa, check-out și face modificările sale și apoi Check-in după ce a făcut.
3) Metadate
SharePoint oferă informații detaliate despre starea curentă a unui fișier, cum ar fi momentul în care a fost modificat fișierul, cine a modificat fișierul, dacă ultima modificare a fost aprobată sau nu, un link către document etc. Această stare detaliată a documentului ajută fiecare părțile interesate care au acces la dosar, au o perspectivă completă asupra stării actuale.
Concluzie
SharePoint Document Management System este un depozit colaborativ de fișiere, indiferent dacă este vorba de platforme bazate pe cloud sau pe server, este ușor de utilizat și are funcții de securitate încorporate.
Deși ar putea exista multe astfel de instrumente pe piață, care pot fi mai puțin costisitoare și mai ușor de utilizat, Microsoft SharePoint are caracteristici excelente pentru un sistem robust de gestionare a documentelor.
Lectură recomandată
- Tutoriale detaliate pentru eclipsă pentru începători
- Cele mai bune 10 sisteme de gestionare a documentelor pentru un flux de lucru mai bun
- Tutorial SVN: Gestionarea codului sursă folosind Subversion
- Tutorial Bugzilla: Tutorial practic pentru instrumentul de gestionare a defectelor
- Tutorial TestLink: Un ghid pentru profesioniști pentru instrumentul de gestionare a testelor TestLink (Tutorial nr. 1)
- Tutorialul TestLink 4 - Testarea valorilor, gestionarea cuvintelor cheie, câmpuri personalizate și diagrame ale rapoartelor de testare
- Tutorial de administrare JIRA: Administrarea și gestionarea utilizatorilor JIRA
- Tutorial IBM Rational Team Concert Defect Management Tool