top 10 most common requirements elicitation techniques
Acest tutorial explică tehnicile de susținere a cerințelor de top în detaliu, cu beneficiile și dezavantajele lor:
Prima responsabilitate a unui analist de afaceri este de a colecta cerințele de la client. Acum, principalul punct care apare aici este că cum poți aduna cerințele de la client?
În acest articol, vom răspunde la întrebarea de mai sus, adică vom discuta despre tehnicile de solicitare a cerințelor.
software de management IT și instrumente de monitorizare
Ce veți învăța:
Ce este solicitarea cerințelor?
Este vorba despre obținerea de informații de la părțile interesate. Cu alte cuvinte, odată ce analiza de afaceri a comunicat cu părțile interesate pentru înțelegerea cerințelor acestora, aceasta poate fi descrisă drept elită. Poate fi, de asemenea, descris ca o colectare a cerințelor.
Eliberarea cerințelor se poate face prin comunicarea directă cu părțile interesate sau prin efectuarea unor cercetări și experimente. Activitățile pot fi planificate, neplanificate sau ambele.
- Activități planificate includ ateliere, experimente.
- Activități neplanificate se întâmplă la întâmplare. Nu este necesară o notificare prealabilă pentru astfel de activități. De exemplu , accesați direct site-ul clientului și începeți să discutați cerințele, totuși nu a fost publicată în prealabil o agendă specifică.
Următoarele sarcini fac parte din elitări:
- Pregătiți-vă pentru solicitare: Scopul aici este de a înțelege sfera activității de elicitare, de a selecta tehnicile potrivite și de a planifica resurse adecvate.
- Elicitarea comportamentului: Scopul de aici este explorarea și identificarea informațiilor legate de schimbare.
- Confirmați rezultatele solicitării: În acest pas, informațiile colectate în sesiunea de elicitare sunt verificate pentru a fi corecte.
Sperăm că aveți o idee despre eliberarea cerințelor până acum. Să trecem la tehnicile de solicitare a cerințelor.
Cerințe Tehnici de susținere
Există mai multe tehnici disponibile pentru elicitare, cu toate acestea, tehnicile utilizate în mod obișnuit sunt explicate mai jos:
# 1) Analiza părților interesate
Părțile interesate pot include membrii echipei, clienți, orice persoană care este afectată de proiect sau poate fi furnizor. Analiza părților interesate se face pentru a identifica părțile interesate care vor fi afectate de sistem.
# 2) Brainstorming
Această tehnică este utilizată pentru a genera idei noi și pentru a găsi o soluție pentru o problemă specifică. Membrii incluși pentru brainstorming pot fi experți în domeniu, experți în materie. Mai multe idei și informații vă oferă un depozit de cunoștințe și puteți alege dintre diferite idei.
Această sesiune se desfășoară în general în jurul mesei. Toți participanții ar trebui să aibă o cantitate egală de timp pentru a-și exprima ideile.
Tehnica de brainstorming este utilizată pentru a răspunde la întrebările de mai jos:
- Care este așteptarea unui sistem?
- Care sunt factorii de risc care afectează dezvoltarea sistemului propus și ce trebuie făcut pentru a evita acest lucru?
- Care sunt regulile de afaceri și organizație care trebuie respectate?
- Care sunt opțiunile disponibile pentru rezolvarea problemelor actuale?
- Ce ar trebui să facem pentru ca această problemă să nu se întâmple în viitor?
Brainstorming-ul poate fi descris în următoarele faze:
Există câteva reguli de bază pentru această tehnică care ar trebui respectate pentru a face succesul:
- Limita de timp pentru sesiune ar trebui să fie predefinită.
- Identificați participanții în avans. Unul ar trebui să includă 6-8 membri pentru sesiune.
- Agenda ar trebui să fie suficient de clară pentru toți participanții.
- Așteptările clare ar trebui stabilite împreună cu participanții.
- După ce obțineți toate informațiile, combinați ideile și eliminați ideile duplicate.
- Odată ce lista finală este gata, distribuiți-o între alte părți.
Beneficii :
- Gândirea creativă este rezultatul sesiunii de brainstorming.
- O mulțime de idei într-un timp scurt.
- Promovează participarea egală.
Dezavantaje:
- Participanții pot fi implicați în dezbaterea ideilor.
- Pot exista mai multe idei duplicate.
# 3) Interviu
Aceasta este cea mai comună tehnică utilizată pentru eliberarea cerințelor. Tehnicile de interviu ar trebui utilizate pentru construirea unor relații puternice între analiștii de afaceri și părțile interesate. În această tehnică, intervievatorul direcționează întrebarea către părțile interesate pentru a obține informații. Interviul unu la unu este cea mai frecvent utilizată tehnică.
Dacă intervievatorul are un set de întrebări predefinite, atunci acesta este apelat un interviu structurat.
Dacă intervievatorul nu are un anumit format sau întrebări specifice, atunci acesta se numește interviu nestructurat .
Pentru un interviu eficient, puteți lua în considerare tehnica 5 De ce. Când primiți un răspuns la toate de ce, atunci ați terminat procesul de interviu. Întrebările deschise sunt utilizate pentru a furniza informații detaliate. În acest intervievat nu se poate spune doar Da sau Nu.
La întrebările închise se poate răspunde în formularul Da sau Nu și, de asemenea, pentru zonele utilizate pentru a obține confirmarea răspunsurilor.
Reguli de baza:
- Scopul general al efectuării interviurilor ar trebui să fie clar.
- Identificați în prealabil persoanele intervievate.
- Obiectivele interviului trebuie comunicate persoanei intervievate.
- Întrebările la interviu trebuie pregătite înainte de interviu.
- Locația interviului ar trebui să fie predefinită.
- Limita de timp trebuie descrisă.
- Intervievatorul ar trebui să organizeze informațiile și să confirme rezultatele cu cei intervievați cât mai curând posibil după interviu.
Beneficii:
- Discuție interactivă cu părțile interesate.
- Urmărirea imediată pentru a asigura înțelegerea intervievatorului.
- Încurajați participarea și construiți relații stabilind raporturi cu părțile interesate.
Dezavantaje:
- Este necesar timp pentru planificarea și desfășurarea interviurilor.
- Este necesar un angajament de la toți participanții.
- Uneori este necesară instruirea pentru a efectua interviuri eficiente.
# 4) Analiza / revizuirea documentelor
Această tehnică este utilizată pentru a colecta informații comerciale prin revizuirea / examinarea materialelor disponibile care descriu mediul de afaceri. Această analiză este utilă pentru a valida implementarea soluțiilor actuale și este, de asemenea, utilă pentru înțelegerea nevoii afacerii.
Analiza documentelor include revizuirea planurilor de afaceri, a documentelor tehnice, a rapoartelor de probleme, a documentelor de cerințe existente etc. Acest lucru este util atunci când planul este de a actualiza un sistem existent. Această tehnică este utilă pentru proiectele de migrație.
Această tehnică este importantă în identificarea lacunelor din sistem, adică pentru a compara procesul AS-IS cu procesul TO-BE. Această analiză ajută și atunci când persoana care a pregătit documentația existentă nu mai este prezentă în sistem.
Beneficii:
- Documentele existente pot fi utilizate pentru a compara procesele actuale și viitoare.
- Documentele existente pot fi utilizate ca bază pentru analize viitoare.
Dezavantaje :
- Este posibil ca documentele existente să nu fie actualizate.
- Documentele existente ar putea fi complet depășite.
- Este posibil ca resursele lucrate la documentele existente să nu fie disponibile pentru a furniza informații.
- Acest proces consumă mult timp.
# 5) Focus Group
Prin utilizarea unui focus grup, puteți obține informații despre un produs, un serviciu de la un grup. Grupul Focus include experți în materie. Obiectivul acestui grup este să discute subiectul și să ofere informații. Un moderator gestionează această sesiune.
Moderatorul ar trebui să colaboreze cu analiștii de afaceri pentru a analiza rezultatele și a oferi concluzii părților interesate.
Dacă un produs este în curs de dezvoltare și este necesară discuția cu privire la acel produs, rezultatul va fi actualizarea cerinței existente sau s-ar putea să obțineți cerințe noi. Dacă un produs este gata de livrare, atunci se va discuta despre eliberarea produsului.
Cum diferă focus grupurile decât interviurile de grup?
Un focus grup nu este o sesiune de interviu desfășurată ca grup; mai degrabă este o discuție în timpul căreia se colectează feedback cu privire la un anumit subiect. Rezultatele sesiunii sunt de obicei analizate și raportate. Un focus grup este format de obicei de la 6 la 12 membri. Dacă doriți mai mulți participanți, atunci creați mai multe focus grupuri.
Beneficii :
- Puteți obține informații într-o singură sesiune, mai degrabă decât să efectuați un interviu individual.
- Discuția activă cu participanții creează un mediu sănătos.
- Se poate învăța din experiențele altora.
Dezavantaje:
- Ar putea fi dificil să aduni grupul la aceeași dată și oră.
- Dacă faceți acest lucru folosind metoda online, interacțiunea participantului va fi limitată.
- Este necesar un moderator calificat pentru a gestiona discuțiile în focus grup.
# 6) Analiza interfeței
Analiza interfeței este utilizată pentru a revizui sistemul, oamenii și procesele. Această analiză este utilizată pentru a identifica modul în care informațiile sunt schimbate între componente. O interfață poate fi descrisă ca o conexiune între două componente. Acest lucru este descris în imaginea de mai jos:
Analiza interfeței se concentrează pe întrebările de mai jos:
- Cine va folosi interfața?
- Ce fel de date vor fi schimbate?
- Când vor fi schimbate datele?
- Cum se implementează interfața?
- De ce avem nevoie de interfață? Nu poate fi finalizată sarcina fără a utiliza interfața?
Beneficii:
- Furnizați cerințele ratate.
- Determinați reglementările sau standardele de interfață.
- Descoperiți zonele în care ar putea fi un risc pentru proiect.
Dezavantaje:
- Analiza este dificilă dacă componentele interne nu sunt disponibile.
- Nu poate fi folosit ca o activitate de elicitare independentă.
# 7) Observare
Obiectivul principal al sesiunii de observare este de a înțelege activitatea, sarcina, instrumentele utilizate și evenimentele efectuate de alții.
Planul de observare asigură faptul că toate părțile interesate sunt conștiente de scopul sesiunii de observare, sunt de acord cu rezultatele așteptate și că sesiunea le îndeplinește așteptările. Trebuie să informați participanții că performanța lor nu este judecată.
În timpul sesiunii, observatorul ar trebui să înregistreze toate activitățile și timpul necesar pentru a efectua munca de către alții, astfel încât să poată simula aceleași lucruri. După sesiune, BA va revizui rezultatele și va urmări participanții. Observarea poate fi activă sau pasivă.
Observare activă este de a pune întrebări și de a încerca să încerce munca pe care o fac alte persoane.
Observarea pasivă este o observație tăcută, adică stai cu ceilalți și doar observi cum își fac treaba fără să-i interpreteze.
Beneficii:
- Observatorul va obține o perspectivă practică asupra lucrării.
- Zonele de îmbunătățire pot fi ușor identificate.
Dezavantaje:
- Participanții ar putea fi deranjați.
- Participanții își pot schimba modul de lucru în timpul observației, iar observatorul ar putea să nu aibă o imagine clară.
- Activitățile bazate pe cunoaștere nu pot fi observate.
# 8) Prototipare
Prototiparea este utilizată pentru a identifica cerințele lipsă sau nespecificate. În această tehnică, demonstrațiile frecvente sunt oferite clientului prin crearea prototipurilor, astfel încât clientul să își poată face o idee despre cum va arăta produsul. Prototipurile pot fi folosite pentru a crea o machetă de site-uri și pentru a descrie procesul folosind diagrame.
Beneficii:
- Oferă o reprezentare vizuală a produsului.
- Părțile interesate pot oferi feedback devreme.
Dezavantaje:
- Dacă sistemul sau procesul este extrem de complex, procesul de prototipare poate deveni consumator de timp.
- Părțile interesate se pot concentra pe specificațiile de proiectare ale soluției, mai degrabă decât pe cerințele pe care orice soluție trebuie să le abordeze.
# 9) Dezvoltarea aplicațiilor comune (JAD) / Atelierele de cerințe
Această tehnică este mai orientată spre proces și formală în comparație cu alte tehnici. Acestea sunt întâlniri structurate care implică utilizatori finali, PM, IMM-uri. Aceasta este utilizată pentru a defini, clarifica și completa cerințele.
Această tehnică poate fi împărțită în următoarele categorii:
- Ateliere formale: Aceste ateliere sunt foarte structurate și se desfășoară de obicei cu grupul selectat de părți interesate. Obiectivul principal al acestui atelier este de a defini, crea, rafina și ajunge la închiderea cerințelor de afaceri.
- Ateliere de îmbunătățire a proceselor de afaceri: Acestea sunt mai puțin formale în comparație cu cea de mai sus. Aici sunt analizate procesele de afaceri existente și sunt identificate îmbunătățirile proceselor.
Beneficii:
- Documentația este completată în câteva ore și este furnizată rapid înapoi participanților pentru examinare.
- Puteți primi la fața locului confirmarea cerințelor.
- Cerințele colectate cu succes de la un grup mare într-o perioadă scurtă.
- Consensul poate fi realizat pe măsură ce problemele și întrebările sunt puse în prezența tuturor părților interesate.
Dezavantaje:
- Disponibilitatea părților interesate ar putea distruge sesiunea.
- Rata de succes depinde de expertiza facilitatorului.
- Un motiv pentru atelier nu poate fi atins dacă sunt prea mulți participanți.
# 10) Sondaj / Chestionar
Pentru sondaj / chestionar, un set de întrebări este dat părților interesate pentru a-și cuantifica gândurile. După colectarea răspunsurilor de la părțile interesate, datele sunt analizate pentru a identifica aria de interes a părților interesate.
Întrebările ar trebui să se bazeze pe riscuri cu prioritate ridicată. Întrebările ar trebui să fie directe și fără ambiguități. Odată ce sondajul este gata, anunțați participanții și reamintiți-le să participe.
Două tipuri de întrebări pot fi folosite aici:
- Deschis: Respondentului i se oferă libertatea de a oferi răspunsuri în propriile cuvinte, mai degrabă decât de a selecta dintre răspunsurile predefinite. Acest lucru este util, dar, în același timp, consumă mult timp, deoarece interpretarea răspunsurilor este dificilă.
- Închis încheiat: Include un set predefinit de răspunsuri pentru toate întrebările, iar respondentul trebuie să aleagă dintre aceste răspunsuri. Întrebările pot fi cu alegeri multiple sau pot fi clasificate de la neimportante la foarte importante.
Beneficii:
- Ușor de obținut date de la un public numeros.
- Este nevoie de mai puțin timp pentru ca participanții să răspundă.
- Puteți obține informații mai precise în comparație cu interviurile.
Dezavantaj:
- Este posibil ca toți factorii interesați să nu participe la sondaje.
- Este posibil ca întrebările să nu fie clare pentru toți participanții.
- Întrebările deschise necesită mai multe analize.
- Sondajele de urmărire ar putea fi necesare pe baza răspunsurilor oferite de participanți.
Dintre toate tehnicile de mai sus, primele cinci tehnici utilizate în mod obișnuit pentru elicitare sunt prezentate în imaginea de mai jos.
Concluzie
În acest tutorial, am văzut diverse tehnici de solicitare a cerințelor. Acum, este timpul să ne uităm la diferite tipuri de întrebări de interviu care pot fi puse despre tehnicile de elicitare.
Menționate mai jos sunt câteva scenarii pentru a vă ajuta să vă pregătiți pentru interviu:
- Există mai multe divizii într-o organizație și vi se cere să colectați cerințele pentru un sistem software al acestei organizații. Există N număr de divizii în organizație și trebuie să colectați cerințe de la fiecare divizie. Deci, ca analist de afaceri, cum veți aduna cerințele?
- Ați participat la tehnici de eliberare a cerințelor? Dacă da, atunci care credeți că este cel mai eficient și de ce?
- Care sunt provocările majore cu care te-ai confruntat în timp ce făceai provocări?
Vă rugăm să încercați să aflați răspunsurile pe baza experienței dvs., a proiectelor dvs. curente și să puneți răspunsurile în secțiunea de comentarii. Spuneți-ne cum veți rezolva întrebările de mai sus.
Învățare fericită !!
Lectură recomandată
- Cum se testează specificațiile cerințelor software (SRS)?
- Top 20 Cele mai frecvente întrebări și răspunsuri pentru interviuri în biroul de asistență (2021)
- Top 18 Cele mai frecvente întrebări și răspunsuri la interviu în centrul de apeluri 2021
- Top 20 Cele mai frecvente întrebări și răspunsuri la interviu cu HR
- Cum să faceți față cerințelor proaste ca tester
- 5 greșeli mortale în gestionarea cerințelor și cum să le depășești
- 35+ Cele mai frecvente întrebări și răspunsuri pentru interviuri Microsoft Excel
- 34 Cele mai frecvente întrebări și răspunsuri ale interviului SoapUI