how write effective emails qa
Care este primul lucru pe care îl facem când ajungem la muncă (sau uneori imediat ce ne trezim)? - Verificați e-mailul, nu? Uneori nu știm cum va fi ziua noastră până când nu citim corect fiecare e-mail din căsuța de e-mail.
În multe dintre articolele noastre anterioare, am evidențiat importanța binelui Abilități de comunicare pentru a vă transmite în mod eficient mesajul către publicul dorit - unul dintre cele mai importante Abilități ușoare pentru testeri .
În acest articol, ne vom concentra pe o secțiune specifică a comunicării scrise - e-mail.
Împărtășim câteva sfaturi și trucuri pentru a face comunicarea prin e-mail mai ușoară și mai eficientă. Acest lucru se aplică tuturor echipelor și nu doar echipei de asigurare a calității.
Spuneți că ați primit acest e-mail:
Trimiteți un e-mail nr
La: Echipa de testare
Subiect: Actualizare QA
Corp:
Echipă,
A existat o întârziere neașteptată în implementarea codului în mediul intermediar. Din anumite motive, codul s-a amestecat și nu știm când vor fi soluționate aceste probleme. Va trebui să ne amânăm activitățile, nu știu până când. Deci, angajează-te noi insine în alte activități de testare.
Cererea de modificare CR0100H68 este planificată să intre în producție până la sfârșitul acestei luni. Vă rog să treceți peste document din punctul de partajare și să-mi dați o estimare.
Mulțumiri,
X, echipa QA.
Credeți că e-mailul este eficient? Comparați-l cu următoarele:
Trimiteți un e-mail nr. 2
La: Echipa de testare
Subiect: Implementarea codului mediului de întârziere întârziat - la nesfârșit și CR0100H68- analiză necesitate
Corp:
Bună echipă,
Astăzi, am două actualizări pentru echipă.
# 1) Mediul de etapizare Probleme de implementare:
- Din motive neașteptate, implementarea codului de mediu Staging este întârziată - nu există încă ETA. Trebuie să amânăm activitățile noastre de organizare până când vom avea actualizări suplimentare.
- Vă rugăm să lucrați la crearea șabloanelor pentru auditul calității până când este rezolvat.
# 2) Nouă actualizare și sarcini pentru cererea de modificare CR0100H68:
- Se așteaptă să intre în direct până la sfârșitul lunii.
- Vă rugăm să treceți peste documente și să-mi spuneți mâine următoarele detalii de către EOD.
- De câte scenarii de testare avem nevoie?
- Cât din documentația existentă va trebui să schimbăm?
- Cât timp pentru a scrie noua documentație?
- Cerințe privind datele de testare?
- Testează timpul de execuție?
Mulțumiri,
X, echipa QA.
Dacă aș fi primit un e-mail nr. 1, așa s-ar întâmpla:
- S-ar putea să nu-l deschid chiar imediat, deoarece subiectul nu face nimic pentru a transmite importanța conținutului e-mailului.
- Chiar dacă l-am deschis - să recunoaștem, este doar o bucată mare de cuvinte; plictisitor, pentru a spune cel puțin.
- Sarcinile de îndeplinit sau așteptările mele sunt destul de vagi, așa că nu am nicio idee ce să fac.
Dar dacă primesc un e-mail nr. 2:
- Știu despre ce e-mail este - subiectul mă ajută să ghicesc corect tonul celor comunicate.
- Conținutul este clar organizat în puncte marcate pentru a ușura înțelegerea lucrurilor.
- Toate sarcinile de făcut și ETA sunt clar definite, astfel încât să știți ce să faceți.
În mod ideal, aș împărți mesajul și aș trimite 2 e-mailuri separate despre cele două subiecte despre care ofer actualizări.
Dar asta este alegerea ta.
După cum puteți vedea, luarea unor măsuri simple a îmbunătățit calitatea comunicării.
Liniile directoare care fac comunicarea prin e-mail mai ușoară și mai eficientă
# 1) Organizați-vă gândurile înainte de a începe să compuneți e-mailul.
#Două) Folosiți linia subiectului în beneficiul dvs. - Setați tonul conținutului e-mailului. Dacă doriți, arătați-i destinatarilor o privire pe ceea ce este înăuntru.
# 3) Utilizați semnalul „Important” al programului de e-mail pentru a semnaliza o comunicare critică, dar, din nou, fiți judicios în ceea ce privește ceea ce este important. De exemplu, dacă testarea nu poate continua din cauza unor erori și toate echipele trebuie să știe despre aceasta - marcați e-mailul ca fiind important.
# 4) Definiți clar intenția e-mailului. Există 3 motive de bază pentru un e-mail
- Furnizați informații - Fii clar despre ceea ce scrii. Păstrați-l clar, păstrați-l simplu. Păstrați-l concis.
- Solicitați informații - Ce vrei, când vrei, cum vrei.
De exemplu, Aș dori o copie a documentului planului de testare de către EOD. Vă rugăm să plasați același lucru în dosarul comun al proiectului și să-mi spuneți . - O astfel de afirmație vă va spune „Ce- planul de testare, când - EOD și cum –l puneți în dosarul comun. - Confirmare - Acestea sunt unice și nu au prea multe la ele. De obicei „Mulțumesc” sau „Terminat”.
# 5) Încercați să verificați ortografia. Majoritatea aplicațiilor de e-mail vin cu opțiunea de a efectua această verificare în mod obligatoriu de fiecare dată când este trimis un e-mail.
ce este un fișier .bin?
# 6) Când sunteți inclus în lista CC, înseamnă că este un FYI. Deci, trebuie doar să știți ce se întâmplă, dar nu este de așteptat să acționați de la dvs.
# 7) Nu utilizați „Răspundeți la toate” atunci când nu este necesar.
# 8) Pentru a evita ca un e-mail pe care l-ați trimis mai multor destinatari să fie „răspuns tuturor”, BCC toate adresele de e-mail.
# 9) Fii sensibil. Când trimiteți feedback critic sau negativ despre o persoană sau un produs, încercați să o faceți vorbind direct cu persoana respectivă sau trimiteți un e-mail doar acelei persoane.
Citire sugerată = >> Instrumente de testare a liniei de subiect prin e-mail
Mai multe sfaturi pentru a evita momentele „Hopa”
# 1) Adăugați adresele de e-mail în câmpurile Către, CC sau BCC la final după ce ați compus e-mailul și sunteți mulțumit de conținutul pe care l-ați scris. Acest lucru se datorează faptului că, uneori, ați putea accesa accidental „trimiteți” înainte de a fi gata și ați putea fi expeditorul unui e-mail incomplet sau incorect.
#Două) Când se întâmplă să fi trimis accidental un e-mail pe jumătate complet (sau pe jumătate incomplet, în funcție de îndoirea ta filosofică), există o opțiune de rechemare disponibilă pentru a remedia.
# 3) Dacă sunteți nou la scrierea e-mailurilor oficiale - încercați să obțineți un coleg care să îl citească înainte de a-l trimite și de a primi părerea lui.
# 4) Nu utilizați o expresie colocvială sau un idiom decât dacă știți ce înseamnă. S-ar putea să sfârșiți prin a spune ceva jenant, iar un e-mail trimis, este destul de mult pus în piatră.
Sper cu adevărat că acest lucru vă va ajuta să scrieți e-mailuri mai bune. Împărtășiți-vă experiențele cu noi.
Mai aveți vreun sfat? Vă rugăm să furnizați feedback-ul dvs. și nu ezitați să comentați mai jos.
Lectură recomandată
- Cele mai bune 10 instrumente de testare a e-mailului pentru următoarea dvs. campanie de e-mail de succes
- Cele mai bune 10 generatoare de E-MAILOARE FALSE (obțineți o adresă de e-mail gratuită)
- 10+ Cel mai bun e-mail Tracker (software de urmărire a e-mailurilor) pentru utilizatorii Gmail și Outlook
- Top 10 servicii de verificare și validare prin e-mail în 2021
- 5 dintre cei mai cunoscuți furnizori de servicii de e-mail tranzacționale în 2021
- Cum să formați o echipă de testare eficientă
- Cum să construiți o echipă de succes pentru asigurarea calității
- Team Building în testarea software-ului - Cum să vă construiți și să vă dezvoltați echipa QA