Meniu

Abilități de asistent executiv, salariu, responsabilități și altele

  • Principal
  • Alte
  • Abilități de asistent executiv, salariu, responsabilități și altele

executive assistant skills

Încercați Instrumentul Nostru Pentru Eliminarea Problemelor

Aflați despre rolurile și responsabilitățile, salariul și abilitățile esențiale necesare pentru a deveni un asistent executiv de succes:

Rolul asistenților executivi a evoluat în ultimii ani. Din simplul răspuns la apelurile telefonice și întâmpinarea clienților de la birou, aceștia au devenit astăzi un partener strategic, rezolvători de probleme și confident de încredere. Ele au mai multă valoare acum decât înainte. Funcția lor s-a metamorfozat pentru a fi una mai strategică decât cea de susținere.

Executivii se bazează astăzi pe asistenții lor pentru mult mai mult decât doar ajutorul administratorului. Depind de EA-urile lor pentru expertiza lor tehnică, consilierea strategică și analiza critică a situațiilor. Rolul lor se extinde până la implicarea într-o gamă largă de lucruri și probleme variate, cum ar fi comunicările interne, gestionarea proiectelor, planificarea evenimentelor etc.

Abilități de asistent executiv

Ce veți învăța:

Roluri și responsabilități ale asistentului executiv

Slujba lor este descrisă ca fiind rolul de putere. Deci, este inevitabil ca asistenții executivi să aibă un set de abilități speciale pentru a lucra prin toate. Dacă intenționați să fiți unul, iată o listă a abilităților de bază și esențiale pe care trebuie să le dețineți. Dar înainte de asta, trebuie să știți care sunt responsabilitățile unui asistent executiv.

Responsabilitățile unui asistent executiv

Responsabilități

(imagine sursă )

Deși rolul și responsabilitățile unui asistent executiv au crescut foarte mult în ultimii ani, unele dintre cele de bază au rămas aceleași.

Responsabilitățile includ:

  • Pregătirea documentelor precum rapoarte financiare, facturi, note, scrisori, rapoarte etc.
  • Aveți grijă de apeluri după cum este necesar, cum ar fi să le răspundeți, să le direcționați sau să transmiteți mesajele.
  • Având grijă de contabilitatea de bază.
  • Adunați și înregistrați înregistrări, rapoarte și documente ale companiei.
  • Pregătirea documentelor pentru revizuire și prezentare după cercetarea și efectuarea datelor.
  • Ajutați directorii să se pregătească pentru întâlniri.
  • Înregistrarea minutelor de întâlnire cu precizie.
  • Fixarea programărilor.
  • Utilizarea computerelor pentru diverse lucrări.
  • Efectuarea de aranjamente de călătorie.
  • Gestionarea bazei de date, comandarea consumabilelor și îndeplinirea sarcinilor de birou similare.
  • Verificarea, sortarea și distribuirea comunicațiilor precum faxuri, e-mailuri, scrisori etc.

Salariu asistent executiv

Salariu

(imagine sursă )

Locurile de muncă de asistent executiv sunt pe locul al doilea pe lista celor mai bine plătite locuri de muncă de pe piață și nu are nevoie de un anumit grad sau nivel de educație. Salariul unui EA variază în diferite industrii. Pot câștiga între 55.000 $ și peste 70.000 $.

Lista de competențe a asistentului executiv

A fi asistent executiv este o slujbă solicitantă. Deci, dacă sunteți îndreptat către iad în această slujbă, trebuie să aveți câteva abilități de bază.

Aceste abilități sunt explicate în detaliu mai jos:

# 1) O înclinație pentru discuții

Un asistent executiv este ca un purtător de cuvânt, iar cuvintele lor sunt considerate ale șefului lor. Prin urmare, abilitățile excelente de comunicare la nivel de expert, cu etichete telefonice adecvate și un limbaj elegant sunt o necesitate. Ar trebui să fii convingător și să poți pune totul pe masă cu precizie și claritate.

Adesea, asistenții trebuie să preia rolurile de facto ale comunicărilor interne în numele șefilor lor. De asemenea, directorii doresc să verifice ideile de-a lungul dvs. sau să obțină opinia dvs. despre ceva vital. Deci, trebuie să fie capabili să-și exprime sincer punctul de vedere.

# 2) Abilități impecabile pentru organizare și prioritate

Aceasta este o necesitate absolută pentru asistenții executivi, deoarece aceștia au un rol rapid și în continuă schimbare. Deci, nu își pot permite să piardă din timp, fiind neorganizați. Un bun executiv trebuie să fie organizat impecabil.

Ei au nevoie să acorde prioritate sarcinilor în funcție de focalizare și să le termine una câte una. Își ajută șeful în prioritizarea sarcinilor și, așa, trebuie să facă același lucru înainte. Astfel, le permite să-și ajute șeful să reducă la minimum distragerea atenției și să se concentreze doar pe cele mai presante probleme și activități care au cea mai mare influență.

deschiderea unui fișier dat pe Mac

Acest lucru necesită o judecată temeinică pentru a decide ce necesită atenție și ce puteți închide. Asistentul trebuie să colaboreze cu șeful lor pentru a prioritiza munca. Pentru a fi bun la prioritizarea obiectivelor de imagine de ansamblu trebuie să fie clar, deoarece fără obiective clare nu puteți face asta.

# 3) Multi-Tasking

multifunctional

(imagine sursă )

Ei bine, multitasking-ul este un mit, deoarece creierul nostru nu poate face decât o singură lucrare complexă la un moment dat. Dar un anumit grad de multitasking este esențial în rolul unui asistent executiv. Acum, puteți face acest lucru combinând două sarcini simple.

De exemplu, sunteți în apel și persoana cealaltă parte a pus apelul în așteptare. Alocați-vă timp pentru a răspunde la unele e-mailuri sau pentru a face rezervările pentru călătorii. Trebuie să vă dați prioritate lucrării și să le completați pe rând. Dar amestecarea unor sarcini fără minte vă va economisi mult timp.

# 4) Competent în tehnologie

Asistenții executivi trebuie să fie abili în abilitățile tehnologice, deoarece trebuie să creeze rapoarte ale companiei, să efectueze intrări de date, să gestioneze calendare etc. Deci, trebuie să fiți familiarizați cu instrumentele MS Office, internetul, etc. De asemenea, trebuie să lucreze cu sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, biroul de asistență virtual și platforma de servicii pentru clienți.

De aceea, un asistent executiv trebuie să aibă cunoștințe aprofundate despre sistemele de operare, software, browsere și așa mai departe.

# 5) Un ochi pentru detalii

Comunicările dintre parteneri și clienți sunt sensibile, astfel încât, în timp ce le gestionăm, este necesar să fie orientate spre detalii. Acest lucru îi ajută să evite greșelile de tastare și greșelile gramaticale. Având în vedere detaliile ajută, de asemenea, în alte lucrări, precum și să vă asigurați că furnizați date de lucru de încredere și precise.

Greșelile nu numai că ți-ar diminua reputația, ci și îl vor face pe șeful tău să-ți pună la îndoială încrederea.

# 6) Decisiv și rapid

A fi asistent executiv este ca și cum ai alerga într-un ritm rapid tot timpul. Nu au timp să fie încet sau vagi. Trebuie să puteți evalua situația, să colectați informațiile necesare, să puneți întrebări importante și să acționați rapid.

Este posibil să nu aveți întotdeauna toate informațiile necesare, dar va trebui întotdeauna să acționați cu încredere și rapid. Nu veți obține luxul de a aștepta în jur pentru mai multă claritate sau mai rău, chiar și permisiunea uneori.

Abilitățile unui asistent executiv remarcabil

Există asistenți executivi și apoi sunt asistenți executivi remarcabili. Cei mai remarcabili sunt cei care poartă alte abilități în plus față de cele menționate mai sus.

# 1) Resurse

Asistenților executivi li se cere adesea să realizeze sarcini imposibile. Și nu vă puteți plânge, deoarece face parte din treabă, vine cu teritoriul. Trebuie să ai conexiuni, oameni din care poți încasa favoruri. Trebuie să fii conștient de toate locurile potrivite pentru diferite lucruri, pe cine să abordezi, cum să negociezi și unde să cauți. Acesta este modul în care vei putea să atragi imposibilii.

# 2) Rămâi calm

Calm sub presiune

(imagine sursă )

Executivii au deseori locuri de muncă la presiune ridicată și cei mai mulți dintre ei sunt, de asemenea, pretențioși. Presiunea și cererile sunt transmise asistenților. Multe zile vor fi ca un exercițiu de incendiu. Deci, trebuie să vă păstrați calmul. Acesta este singurul mod în care veți putea îndeplini termenele și finaliza sarcinile.

cum se deschide un fișier jar

# 3) Luați în considerare imaginea de ansamblu

Asistenții executivi lucrează cu toate nivelurile angajaților și cu mai multe departamente. Pentru a gestiona eficient lucrurile în numele șefului dvs., trebuie să aveți o bună înțelegere a afacerii. Dacă nu reușești să înțelegi ceva, aranjează o întâlnire la prânz cu cineva care o face și vorbește cu ei.

Puteți face același lucru și cu cineva din fiecare departament. Vă va ajuta să obțineți mai multe cunoștințe despre modul în care echipa joacă un rol vital în misiunea mai mare a companiei. Este una dintre cele mai bune modalități de a face rețea. Trebuie să aveți câteva cunoștințe fundamentale despre tot, astfel încât să puteți oferi informații vitale superiorilor și șefului.

# 4) Discreție rigidă

Executivii se ocupă în mod constant de informații sensibile și asta înseamnă că asistenții au, de asemenea, acces la ele. Toate informațiile privilegiate trebuie tratate cu delicatețe.

Succesul unui asistent executiv se bazează pe încredere. A fi neglijent cu informațiile sensibile nu numai că poate rupe această încredere, ci și vă poate costa slujba. Și dacă ați făcut din greșeală o alunecare, dețineți-o. Anunțați-l pe șeful dvs. înainte de oricine și găsiți un remediu pentru asta.

# 5) Anticipați

Anticipa

(imagine sursă )

Asistenții executivi înfloresc atunci când pot prevedea evenimentele posibile și pot anticipa problemele chiar înainte de a trece la probleme complete. Aceștia ar trebui să poată anticipa situațional și personal, de asemenea.

Anticiparea situațională este atunci când anticipați posibilitățile apariției unei probleme și lucrați proactiv pentru a le împiedica să se întâmple. Anticiparea personală este de a cunoaște idiosincrasiile și preferințele șefului tău. În ambele scenarii, trebuie să îl puteți opri în faza incipientă, care vă va salva nenumărate dureri de cap pe parcurs.

cel mai bun program de monitorizare a timpilor CPU

# 6) Flexibilitate

Slujba unui asistent executiv este largă și diferită. Aceasta înseamnă că va trebui să învârtiți 360 de grade la un moment dat. Lucrurile se schimbă la apăsarea degetelor, iar asistenții trebuie să se adapteze și să răspundă în consecință.

Ar trebui să poată schimba rapid ceea ce urmăresc. De exemplu, poți încerca din greu să faci ceva, chiar atunci șeful tău se plimbă și îți cere să termini urgent o altă sarcină. Trebuie să puteți întrerupe lucrarea la îndemână pentru a termina lucrarea nou alocată. Dar atunci trebuie să puteți reveni la ceea ce făceați.

Ce face un asistent executiv un rockstar?

A fi asistent executiv nu este ușor, dar a fi asistent rockstar necesită mult mai mult. Când ești atât de bun, șeful tău depinde de tine pentru o mulțime de lucruri. În acest caz, nu poți să te întorci sau să devii lent. Trebuie să rămâi cu un pas înainte și să fii asistent rockstar.

# 1) Fii proactiv

proactivă

(imagine sursă )

Pentru a fi un asistent rockstar, trebuie să ai o minte proprie. Nu poți depinde întotdeauna de șeful tău pentru a-ți spune ce trebuie făcut. Multe lucruri pot merge prost într-o zi a unui executiv și de aceea anticiparea este vitală.

Cu toate acestea, este la fel de important să avem o abordare corectă a problemelor. Încercați întotdeauna să fiți gata cu o soluție chiar înainte de a vi se cere și încercați să aveți și alternative pregătite.

# 2) Ai o piele groasă

Asistenții executivi întâlnesc diverse tipuri de oameni în fiecare zi și nu toată lumea se comportă frumos cu ei. Unii oameni ar putea avea o zi proastă sau unii sunt în mod natural morocănoși. Pentru a avea de-a face cu astfel de oameni, trebuie să învățați să nu luați nimic personal. Deseori au nevoie de cineva care să se descarce. Nu trebuie să permiteți ca acest tip de critică să vă facă rău.

În caz contrar, vei fi întotdeauna epuizat, abătut și iritat. Veți rămâne, de asemenea, la locul de muncă. Așadar, dacă întâlnești astfel de oameni, mergi la plimbare sau la cafea, meditează sau orice te ajută.

# 3) Fii dispus să mergi în plus

Un asistent bun ar trebui să fie întotdeauna dispus să învețe. Acesta este singurul mod în care pot rămâne în fața noilor programe software, proceduri și tehnologie. Deci, ar trebui să fii un gânditor independent care nu are întotdeauna nevoie de cineva care să te ghideze.

Uneori, slujba poate fi copleșitoare, în aceste vremuri, rămâneți calm, acordați prioritate, apoi delegați sarcina și urmărirea proactivă. Ar trebui să fiți neobosit în rezolvarea problemelor, evitarea crizei și menținerea angajamentelor. În câteva cuvinte, trebuie să fii dispus, fiabil, inteligent și bine încrezător. Acesta este singurul mod în care veți fi un atu pentru organizație.

# 4) Voluntar pentru proiecte speciale

Dacă există un proiect special în desfășurare și executivul nu are suficient de mulți angajați pentru a-l dedica, intensificați-vă ca voluntar. Va fi un pic prea mult pentru dvs. să vă implicați în proiect, păstrând în același timp vechiul loc de muncă, dar nu considerați niciodată un loc de muncă prea mic.

Întrebări frecvente

Q # 1) Care sunt primele trei abilități ale unui asistent executiv?

Răspuns: Abilitățile includ:

  • Ar trebui să fie priceput în tehnologie.
  • Bun la comunicarea verbală și scrisă.
  • Ar trebui să știe să organizeze totul.

Q # 2) De ce sunt asistenții importanți pentru directori?

Răspuns: Asistenții răspund nesfârșit nevoilor șefilor lor și le anticipează și nevoile. Își păstrează șefii la curent și la timp pentru orice. În termeni simpli, este treaba unui asistent să-l mențină pe CEO organizat și să-i facă să arate bine.

Î. 3) Cum să devii asistent executiv al CEO-ului?

Răspuns: Ar trebui să dețineți cel puțin o diplomă de licență, împreună cu bune abilități de comunicare și să dominați limba. A avea un grad avansat ajută, de asemenea.

Q # 4) Care este semnificația unui asistent executiv de nivel C?

Răspuns: Cunoscut și sub numele de C-suit, este un adjectiv pentru descrierea directorilor de rang înalt dintr-o organizație. C înseamnă șef. Ofițerii sau directorii de nivel C sunt considerați puternici și influenți.

Concluzie

În calitate de asistent executiv, veți începe să lucrați cu diverse aplicații, instrumente și programe. De asemenea, trebuie să vă lucrați la abilitățile interpersonale, deoarece este la fel de important. Puteți învăța să utilizați un nou program care vă va ajuta să efectuați mai multe sarcini. Dar pentru a fi cel mai bun asistent executiv, trebuie să poți prezice de ce ar putea avea nevoie șeful tău în continuare.

Ar trebui să fii întotdeauna bun în relațiile cu persoanele dificile și să înțelegi cât de importantă este confidențialitatea. Acestea sunt abilitățile esențiale pentru un mare asistent executiv.

Lectură recomandată

^